Как организовать рабочий процесс
Garant-vl.ru

Строительный портал

Как организовать рабочий процесс

Как организовать рабочий процесс в условиях карантина — наши советы

11 марта Всемирная Организация Здравоохранения огласила пандемию в связи с распространением вируса COVID-19. Пока что неизвестно, сколько еще он будет активен, но ясно одно — нужно научиться полноценно жить и продуктивно работать в условиях кризиса.

Чтобы сохранить свое здоровье, нужно придерживаться простых правил:

  • часто мыть руки минимум по 40 секунд;
  • избегать контактов с людьми, или хотя бы держать дистанцию в 1 метр;
  • пить жидкость каждые 15 минут;
  • без необходимости не выходить из дома;
  • не трогать лицо руками;
  • обращаться к врачу только при наличии симптомов коронавируса: боль в горле, кашель, высокая температура, затрудненность дыхания.

И самое главное — не поддаваться панике и доверять только официальным источникам информации.

Как наладить удаленную работу в условиях карантина. Советы от Outsourcing Team

Чтобы обезопасить жителей страны, правительство Украины огласило трехнедельный карантин. Кроме закрытия учебных учреждений и границ, были введены такие меры предосторожности, касающиеся бизнеса:

  • закрыть все учреждения. кроме продовольственных магазинов, аптек, заправок и почтовых отделений;
  • отменить все мероприятия — концерты, митинги, конференции и так далее;
  • ограничить работу межгородского транспорта;
  • перевести сотрудников на удаленную работу;
  • проводить собеседования и бизнес-встречи по скайпу;
  • отменить все бизнес-поездки не только заграницу, но и внутри страны.

Это сильная пощечина тем, кто еще не перевел свой бизнес в онлайн и не наладил удаленную работу для сотрудников. Ведь пока что неизвестно, как будет развиваться вирус и последние ли это ограничения.

В связи с этим, с 17.03.2020 диджитал агентство Аутсорсинг Тим переходит на удаленную работу. Все сотрудники работают дома в обычном режиме без ущерба для компании и клиентов. Мы подготовили несколько советов, благодаря которым нам удалось сохранить эффективность и продуктивность наших специалистов на период карантина. Кроме этого, у нас есть Телеграм-группа с обсуждением, и Ютуб-канал, где наш шеф делиться полезной информацией и советами о том, как вести бизнес в условиях карантина.

Что нужно сделать начальнику перед тем, как переводить сотрудников на удаленку:

  1. Поговорить с подчиненными. В условиях вируса лучше сделать это в онлайн режиме, чтобы избегать контактов с людьми. Обсудите основные моменты:
    • почему нужно перейти на удаленную работу,
    • укажите хотя бы приблизительные сроки окончания карантина,
    • подбодрите работников, скажите что это не кризис для компании, а наоборот — новые возможности для роста, поиска новых клиентов и выхода на новые площадки;
    • карантин — это отличное время для обучения и чтения профессиональной литературы;
    • подчеркните, что каждый член команды должен работать в обычном режиме и даже лучше, мотивируйте их: нужно больше выкладываться и показать все свои умения и способности.
  2. Опросить сотрудников, есть ли у них все необходимые инструменты для работы дома: наличие компьютера, бесперебойного интернета, необходимое программное обеспечение, рабочий телефон и так далее. Нужно создать максимально комфортные условия для продуктивной работы.
  3. Наладить бизнес-коммуникацию. Многие современные компании общаются с помощью CRM-систем, которые очень удобны для ведения клиентов. Из плюсов приложения также стоить отметить, что все сотрудники могут планировать рабочий день с помощью календаря, ставить друг другу задачи, создавать группы и видеть кто онлайн.
  4. Установить тайм трекер. С его помощью вы сможете мониторить рабочее время подчиненных и оценивать его эффективность. Программа создает отчет по работе сотрудника. Все сайты и приложения, которые открывает специалист в течении дня программа делит на эффективные, нейтральные и неэффективные.
  5. Для поддержания связи с клиентами можете использовать Google Hangouts. С помощью этой программы удобно проводить онлайн-встречи с клиентами и коллегами.

Что нужно сделать сотруднику, прежде чем переходить на удаленку:

  1. Проверить исправность ноутбука и других устройств, необходимых для работы: подключение к интернету, рабочий телефон и так далее. Вы должны быть всегда на связи и быстро отвечать на сообщения и звонки.
  2. Установить все нужные программы, проверить их перед началом рабочего дня.
  3. Обустроить рабочее место: убрать все, что может отвлекать: книги, журналы, кота, суп и так далее.
  4. Настроить работу с клиентами. Сообщите, что вы работаете удаленно, но это никак не повлияет на результат вашего сотрудничества.
  5. Выбрать один или несколько курсов для изучения. Это может быть что угодно: обучения навыку слепой печати, курс по копирайтингу или экономика для чайников. Главное — провести время с пользой.
  6. Переодеться перед началом рабочего дня. Это поможет настроиться на работу. Пижаму и халат приберегите для вечернего просмотра новостей.

И помните, что карантин — это вынужденная мера предосторожности, чтобы остановить распространение инфекции. Работать из дома, но при этом каждый день выходить гулять в город — всеравно, что тушить пожар бензином.

О плюсах и минусах удаленной работы

Даже до нашествия пандемии, все больше людей, ища работу на сайтах, обращают внимание на пометку “удаленно” возле описания вакансии. Возможность зарабатывать не выходя из дома или же в путешествии становиться все более привлекательной для современных людей, которые хотят увидеть мир, пожить в разных городах и просто больше времени для себя, но при этом иметь стабильный доход.

Первыми работать вне офиса начали американцы, а уже после них эта тенденция распространилась по всему миру. В прошлом году американская компания International Workplace Group, которая предоставляет услуги коворкинга и занимается обустройством офисов, провела опрос касаемо удаленной работы. И вот что они выяснили:

  • 74% респондентов считают удаленную работу новой нормой;
  • 80% людей предпочли бы трудоустройство с гибким графиком, которое не вынуждает сидеть в офисе;
  • 53% человек сказали, что выбирая между работой в офисе престижной компании и удаленкой в менее состоятельной фирме они бы выбрали второй вариант.

Именно поэтому все больше компаний начали предлагать своим сотрудникам работать удаленно хотя бы пару дней в неделю.

Преимущества работы на дому

Конечно, заниматься рабочими делами вне офиса гораздо приятнее и интереснее. Вот несколько причин, почему это так:

  1. Не нужно тратить время и деньги, чтобы добираться на работу. Переживания успеть на автобус, куча людей в метро и в маршрутке — только дополнительный стресс, который мешает продуктивности.
  2. Появляется больше времени и возможностей научиться чему то новому. Например ресурс Coursera предлагает много бесплатных и платных курсов на разные тематики.
  3. Отсутствие дресс-кода. Работайте в пижаме, шортах, любимой растянутой футболке — ограничений нет.
  4. Возможность уделять больше внимания себе и близким.
  5. Экономия для сотрудников и для начальства. Первые не тратят деньги на обеды и транспорт, а вторые на покупку офисной бумаги, кофе и других важных товаров.
  6. Работая дома, вы не отвлекаетесь на пустые разговоры и можете сосредоточиться исключительно на заданиях.
  7. Можно делать небольшие перерывы и танцевать, разминаться, приготовить чай или кофе, десять минут молча смотреть в окно и никто вас за это не осудит.

Это всего несколько преимуществ работы вне офиса. Но на самом деле все очень индивидуально и каждый может выделить больше или меньше плюсов для себя.

Недостатки работы на дому

Конечно же, такой тип работы подходит не всем. Есть люди, которым тяжело настроить системную работу в одиночку. Они нуждаются в руководителе и собраниях, чтобы держать себя в тонусе и все успевать. Кроме этого, есть еще несколько минусов удаленной работы:

  1. Недостаток общения негативно влияет на психологическое состояние человека. В офисе эта потребность всегда реализуется. Тем более, в процессе общения с коллегами часто придумываются новые идеи и проекты.
  2. Начальники сталкиваются с проблемой мониторинга эффективности работы. Нельзя проверить, чем занимается человек на протяжении всего дня.
  3. Прокрастинация — враг современных работников: когда нужно максимально сосредоточиться на задании, но и пыль сама себя не протрёт, и стирку закинуть нужно, а книги разложить в алфавитном порядке когда, как не сейчас? Человек не всегда может запрограммировать себя на продуктивную работу и не отвлекаться по мелочам.
  4. Небезопасно для офиса. Если все уйдут работать удаленно, некому будет следить за офисом, это может быть опасно.

Эффективнее ли работа на дому, чем в офисе спорный вопрос. Тем не менее, согласно исследованию Стэнфордского университета, люди на удаленке более продуктивны и работают дольше регламентированного времени. Но даже несмотря на очевидные плюсы удаленной занятости, работа в офисе полезна хотя бы тем, что она создает атмосферу успеха и общей цели, когда каждый сотрудник знает, что является важной частью компании. Создать такие условия для работы на период карантина очень непросто, но возможно. Мы надеемся, что у вас все получиться.

Читать еще:  Виды скрытого крепления для террасной доски

3 способа организации рабочего процесса: РАБОТА В ОФИСЕ, КОВОРКИНГ, ФРИЛАНС

Работа в офисе, коворкиг, или фриланс. Для каких компаний эффективен тот или иной вид деятельности? Давайте разбираться!

Как организовать рабочий процесс?

Организация рабочего процесса должна напрямую зависеть от специфики работы компании. Если речь идет о небольшом филиале банка, то, конечно, нужен офис и строго нормированный день. Но то, что хорошо банковскому работнику, не подходит для дизайнеров, художников и всех остальных представителей креативного класса.
Работа в офисе – это классический и, на данный момент, все еще самый распространенный метод организации рабочего процесса. О нем говорить нет надобности.
Фриланс подразумевает привлечение людей для выполнения проектов, без оформления в штат. Для компании фрилансер экономически выгоднее рядового сотрудника, так как ему не нужно платить ежемесячный оклад и отчислять с него налоги. С другой стороны, многие компании с подозрением относятся к привлечению фрилансеров, поскольку боятся их «безответственности».
Промежуточное место между работой в офисе и фрилансом занимает коворкинг. Этот вариант работы хорош для тех, кто работает небольшими группами, или удаленно, но имеет необходимость периодически встречаться с коллегами и обмениваться данными.
Фриланс и коворкинг в теории походят для всех профессий. Однако на практике мы видим, что приживаются эти способы организации в компаниях, где необходимо привлекать дизайнеров, художников, креативщиков, архитекторов, web-разработчиков. И это понятно! Люди таких профессий не любят работать по строгому графику и в скучном офисе.

К чему привел перфекционизм в начале 21 века?

В начале 21 века в России в моду стали входить «белые воротнички». Для них карьера – это фетиш. Офис воспринимался как место, где сбываются все мечты, где можно реализовать себя и много добиться. Карьера – это лестница в небо. Полное погружение в работу и отказ от личной жизни стали причиной массовой усталости. И начиная с 2010 годов, люди стали отходить от привычной модели организации – работы в офисе, появилась мода на креативность, которая трактует свои порядки. Теперь работать в офисе – это немодно!
Замечу, что первые коворкинги в России стали появляться в 1999–2000 гг, например, Миллениум Хаус на Трубной улице. В этих офисах предлагались в аренду полностью оборудованные рабочие места, необходимая офисная техника и средства коммуникации. Рассчитан данный формат был на представительства западных компаний, которые только начинают свою деятельность. Но такие офисные пространства очень быстро обзавелись долгосрочными арендаторами. И идея аренды отдельных рабочих мест была забыта до недавнего времени.
Но как я уже говорил, работа в офисе все еще является самым распространенным способом организации рабочего процесса. Однако многие компании все чаще практикуют привлечение фрилансеров. Как правило, не существует фирм, которые работают только с фрилансерами, есть и штатные сотрудники, которые работают в офисе.
Среди российских фрилансеров проводилось исследование, в ходе которого выяснилось, что большая часть фрилансеров сконцентрирована в Москве (30%) и в Санкт- Петербурге (11%). Большая часть «свободных работников» — мужчины. Согласно статистическим данным, на начало 2011 года в России работало 20 тысяч фрилансеров, сейчас их гораздо больше.
В том же 2011 году портал Freelancer.com разработал список аутсорс-профессий, которые являются наиболее востребованными. Особенно популярен фриланс среди дизайнеров, копирайтеров, программистов, переводчиков, оптимизаторов.
Здесь имеет смысл говорить о предпочтениях каждого человека. Кто-то ценит стабильность и уверенность в завтрашнем дне. Этот человек устраивается в крупную компанию, работает в офисе и получает ежемесячный оклад. А кто-то живет сегодняшним днем и не считает нужным каждый день сидеть на работе. Ему гораздо интереснее выполнять разовые проекты.

Подведем итоги

Организовывая процесс, необходимо исходить из специфики работы компании.
Если несколько друзей решили открыть компанию по разработки web-сайтов, то думаю, для начала идеальный вариант – коворинг. Ребята смогут встречаться в удобное время в удобном месте. А при необходимости и фрилансеров привлекать. В этом случае едва ли можно говорить о строгом графике. Все что необходимо обговорить – это сроки, стоимость и качество результата.
Безусловно, структура организации очень отличается при работе в офисе, фрилансе и коворкинге. Работа в офисе характеризуется наличием четкой иерархической структуры: владелец, директор, заместитель, рядовой сотрудник.
В случае с фрилансом есть заказчик, и есть исполнитель. Второй не является подчиненным! То же самое касается и коворкинга: безусловно, есть координатор, однако команда исполнителей – равны по статусу, никто не перекладывает работу на нижестоящего, что очень успешно практикуется в офисе.
Как бы то ни было, работу нужно планировать заранее, четко распределять обязанности и контролировать весь рабочий процесс!

Какой вариант организации рабочего процесса наиболее приемлем для Вас?

На удаленке: чем remote work так хороша и как организовать рабочий процесс

Редактор Hurma Blog

  • 8 мин
  • 2511
  • 5
  • 3

По данным исследовательской группы Global Workplace Analytics, удаленные сотрудники на 22% счастливее офисных работников. 91% опрошенных сотрудников утверждают, что переход на удаленку помог им восстановить баланс работы и личной жизни, а у 78% удаленная работа снизила уровень стресса.

По сравнению с офисными коллегами, удаленщики более удовлетворены работой в компании, их на 13% больше среди тех, кто не собирается увольняться в ближайшие 5 лет с текущего места работы. А большинство соискателей и штатных работников относятся лояльнее к тем компаниям, которые предлагают возможность работать вне офиса.

Как правильно организовать рабочий процесс с удаленными сотрудниками и на что стоит обратить внимание HR-специалисту в этом вопросе? Об этом и многом другом в нашей статье.

Удаленное сотрудничество: все «за» и «против» для компании

Какие преимущества получает компания, работая с сотрудниками на удаленной основе? Кроме того, что удаленщики оценивают свой уровень счастья выше, чем офисные сотрудники, они также:

  • более ориентированы на результат;
  • могут быть переведены на сдельную оплату и зарабатывать за конкретную работу;
  • на них не нужно затрачивать ресурсы в виде офисных принадлежностей или организовывать рабочее место;
  • у них дома свои печеньки 🙂

Вместе с очевидными плюсами, для компании такое сотрудничество может обернуться весомыми недостатками:

  • удаленщиков сложнее контролировать;
  • они чаще офисных сотрудников срывают дедлайны;
  • у них труднее получается сосредоточиться на задачах и не отвлекаться;
  • если сотрудник не умеет самоорганизовываться, то скорее всего он провалит все сроки, а вы потеряете хорошего специалиста;
  • сотрудник теряет полноценную связь с командой и решение общих задач может усложниться из-за трудностей в коммуникации.

Именно сложности с коммуникацией некоторое время назад стали причиной того, что руководство IT-гиганта IBM вернуло в офисы десятки тысяч своих сотрудников на удаленке. По мнению менеджеров компании, единое пространство помогает сотрудникам эффективнее справляться с задачами.

Чек-лист качеств идеального удаленщика

Далеко не все сотрудники смогут работать вне офиса, оставаясь при этом эффективными. Мы собрали основные отличия тех, кто без проблем перейдет на удаленную работу на дому.

1. Способность к самоорганизации

Если есть необходимость перевода сотрудника из штата на удаленную основу, обратите внимание, как он справляется с текущими задачами. Насколько часто он срывает дедлайны и есть ли необходимость в постоянной коммуникации с командой?

Вы можете протестировать удаленное сотрудничество, начав с нескольких дней в неделю, чтобы определить, насколько сотрудник справляется в удаленном режиме.

В случае, когда вы только нанимаете сотрудника, обратите внимание на его опыт работы вне офиса, количество / качество выполненных проектов, свяжитесь с заказчиками. Также, вы можете провести на собеседовании тест УСК (Уровень субъективного контроля) и в том числе по его результатам принимать решение.

2. Ответственность

Согласитесь, тот, кто не слишком ответственно подходит к выполнению задач в офисе, вряд ли магическим образом станет примерным сотрудником дома. Когда человек работает удаленно, он мало того, что должен уметь быть сам себе начальником, так еще и уметь нести ответственность за выполненную или невыполненную работу.

3. Мультизадачность

У сотрудников, которые работают дома, намного больше шансов пропустить важную информацию. Именно поэтому им необходимо оставаться мультизадачным: отслеживать сообщения в корпоративном чате, вести отчетность, выполнять задачи и присутствовать на Skype-сессиях.

4. Собственная мотивация

Трудно мотивировать того, кто не обладает самомотивацией. Сотрудник на дистанционной основе меньше вовлечен в корпоративные будни и как бы немного в стороне от всех офисных плюшек. В удаленной работе ему необходимо уметь видеть свои преимущества и ориентироваться на них, а не ожидать, что компания будет стимулировать его желание работать.

Управление удаленными сотрудниками: принципы организации работы

Удаленный сотрудник или целая команда – это совершенно иной подход к построению рабочих процессов. Чтобы работа удаленщиков только позитивным образом влияла на работу проекта или компании, обратите внимание на такие моменты как:

Читать еще:  Виды подложек под доску пола

1. Коммуникация

Первое и главное правило удаленной работы – сотрудники всегда должны быть на связи. Это позволит оперативно решать задачи и не выпадать из рабочего ритма. Для этого создаются общие чаты или обязательные митинги / созвоны в определенное время.

2. Постановка задач

В контроле над задачами, менеджерам помогут различные CRM-системы и трекеры, о которых мы поговорим ниже. Ключевой момент – не просто ставить задачи и следить за их выполнением, а ставить задачи корректно. Из-за отсутствия живой коммуникации, ТЗ для удаленных сотрудников должны быть максимально подробные и четкие, иначе специалист только потратит свое время, а компания – деньги.

3. Доступ к необходимым файлам

В работе с удаленщиком стоит обращать особое внимание на доступность всех необходимых ресурсов для работы. Отсутствие необходимых документов или файлов здорово тормозит работу целой команды и не дает нормально работать удаленному сотруднику.

4. Сопричастность

Где бы не работал сотрудник, он остается членом команды. Обязательно вовлекайте его во внутрикорпоративные процессы, важные митинги, тимбилдинги и корпоративы. По возможности, хотя бы иногда встречайтесь с ним в офисе. Удаленная работа на дому лишена должной командной коммуникации, поэтому HR-менеджеру важно отслеживать уровень лояльности такого сотрудника.

5. Командообразование

Сотрудник, который работает вне офиса, по другому видит конфликты внутри команды и острее реагирует на сложности в работе. Это означает, что если в команде складываются сложные отношения, то решать конфликты нужно как можно скорее. Любые попытки отделить удаленного сотрудника от команды стоит пресекать и выстраивать здоровую и продуктивную атмосферу в коллективе.

Инструменты для контроля удаленных сотрудников

Поговорим о решениях, которые помогут упростить и облегчить коммуникацию с удаленным сотрудником.

  • Совместная работа

В этом вопросе вам помогут мессенджеры и другие платформы для быстрого обмена сообщениями. Важно, чтобы вся команда находилась в одном месте. Наиболее популярные программы: Slack, Telegram, Viber.

Сотрудники, которые не могут физически посещать общие собрания, могут присоединиться к обсуждению через Skype, Zoom, вышеупомянутый Slack или Hangouts.

  • ПО для управления проектами

В наше время существует достаточно много эффективных систем для отслеживания задач и трекинга рабочего времени. Среди них: YouTrack, JIRA, Redmine, Trello.

  • HR-процессы и работа с сотрудниками

Автоматизация HR-процессов позволяет без особого труда запросить отпуск или больничный без личного присутствия, а также отследить уведомления. А в некоторых HRM-системах, таких как Hurma, даже OKR. Еще автоматизировать HR можно в BambooHR, Workday, Zoho People.

Нужны ли вашей компании удаленщики?

Удаленное сотрудничество – не решение, которое можно применить в каждой компании. Часто, продуктивность работников зависит от характера их коммуникации. Некоторые команды максимально эффективны только в офисных стенах, и решение об удаленной работе может стать серьезной ошибкой.

В некоторых проектах физическое присутствие сотрудников (для быстрой коммуникации с командой или клиентом) просто необходимо.

Если присутствие в офисе не всегда целесообразно, при желании сотрудника, обсудите вариант одного-двухдневного отсутствия. Определите, комфортно ли ему работать дома, имеет ли он все необходимые условия и технику. Это не нарушит рабочие процессы и поможет сотрудникам на время сменить обстановку.

С другой стороны, существуют команды в которых отдельные сотрудники 80-90% своей работы выполняют автономно. Это означает, что работники без проблем могут переходить на удаленное сотрудничество. Такими специалистами могут быть дизайнеры, копирайтеры, SEO-оптимизаторы, PPC-специалисты.

О современных способах организовать эффективную работу в офисе и на производстве

Источник: Студия интернет-решений «Сибирикс»

Как повысить производительность труда и культуру организации работы в компании, одновременно понизив затраты? Мировой опыт менеджмента показывает, что эффективным решением может стать канбан. Именно этой системой сегодня пользуются около 30 крупнейших американских фирм, более 100 — немецких, а также все известные автоконцерны Японии.

Собственно, канбан был изобретен в сфере машиностроения. Его создали как инструмент системы бережливого производства «Точно в срок» JIT (“just-in-time”) в компании «Тойота». В 1962 году на JIT были переведены все предприятия «Тойоты». В 2010 году этот автоконцерн продал самое большое количество автомобилей в мире.

Канбан: опыт «Тойоты»

JIT создал принципиально новую модель производственного процесса. Основной целью ее стала минимизация затрат (запасов материальных ресурсов, незавершенной продукции) — и увеличение количества готовых ценностей. Для достижения этой цели и был разработан канбан. С японского этот термин переводится как «видимая карточка». На предприятиях «Тойоты» канбан изначально и был просто системой карточек. С одной стороны, суть ее была в том, что каждый рабочий делал при помощи карточки запрос на новую деталь с таким расчетом, чтобы она была готова именно к тому моменту, когда понадобится. То есть новые запчасти не лежали на складе в запасе — рабочий брал их по мере необходимости прямо с конвейера. Таким образом на запасах экономились огромные деньги. С другой стороны, эта система позволяла выполнять минимум задач в настоящий момент времени — что является главным принципом канбана.

Такая организация труда также называется «вытягивающим производством»: когда весь механизм изготовления продукта приходит в движение только по возникшему требованию конечного потребителя, и не раньше. Рабочие «Тойоты» визуализировали свои «требования» на карточках — и как бы «вытягивали» весь процесс производства нужных деталей.

Канбан на практике привел прославленного автомобильного производителя к следующему:

— стало возможным отслеживать ошибки на каждой стадии производства сразу после их появления; таким образом, количество брака стало стремится не к минимуму, а к нулю.

— вся организация работы в целом поднялась на новый уровень: карточки, которыми пользовались все рабочие, позволяли контролировать работу каждого из них.

— правило “точно в срок” стало выполняться более жестко, поскольку более жестким стал контроль: как только на производстве кто-то не успевал вовремя выполнить положенный объем работ, из-за этого “слабого звена” рушилась вся производственная цепочка — и виновный тут же обнаруживался.

Канбан за полвека своего существования показал себя не только продуктивным, но и универсальным средством оперативного планирования работы. Эту технологию в современном мире успешно применяют предприятия самого разного профиля — от «Майкрософт» до «Дженерал моторс».

Сегодня систему визуальных карточек практикуют в виде канбан-доски.

Доска, ведущая проекты

Наша студия начала использовать канбан-доску именно благодаря ее способности отслеживать всю работу компании над проектом. Канбан подходит и для вашей организации, если:

— работа у вас идет сразу над многими проектами, и составить общую картину бывает трудно;

— разработка продукта постоянно сопровождается внезапными изменениями в постановке задач и непредсказуемыми проблемами, которые нужно решать в срочном порядке.

Канбан-доска может представлять собой физическую доску на стене, а может использоваться в электронном варианте. Выбор зависит от особенностей каждой конкретной фирмы. Однако суть работы с канбан-инструментом от этого не меняется. Канбан-доска похожа на таблицу с несколькими колонками. Содержание колонок может варьироваться в зависимости от профиля фирмы.

Физическая доска может выглядеть так:

Для нас же более предпочтительной оказалась электронная доска. На ней есть следующие разделы:

«To do» («Сделать») — сюда помещаются карточки со всеми задачами по всем проектам.
«In Progress» («В процессе») — здесь — ограниченное количество карточек с задачами, над которыми идет работа в данный момент времени, и которые выбираются из списка «To do» согласно приоритету.
«Release» («Релиз») — карточки с завершенными задачами, выполнение которых требует проверки.
«Done» («Сделано») — полностью завершенные задачи.

Эти основные колонки, иллюстрируют путь задачи от появления к завершению (по мере работы над ней, соответствующая карточка перемещается по колонкам). Такие разделы могут присутствовать в канбан-планировании любой фирмы. Однако в силу специфики нашей компании у нас есть также дополнительные стадии выполнения задач — например, «Design» («Дизайн») или «Code» («Программирование»).

Канбан-доска на первый взгляд не кажется инновацией. Но эффективность этого инструмента доказана неоднократно. Факт: исследователи работы системы канбан в более чем 80 фирмах ФРГ вывели, что производственные запасы с его внедрением в производство в среднем уменьшаются в два раза, и производительность труда — вырастает до 50%.

Электронный организатор

И все же канбан — лишь один из инструментов визуализации работы на предприятии. Современному руководителю можно посоветовать использовать его вместе с электронной системой управления проектами. Она также служит упорядочению работы и развитию компании. На сегодняшний день таких систем существует уже достаточно много. Среди наиболее популярных следующие:

Читать еще:  Книжный шкаф своими руками

Мегаплан (http://www.megaplan.ru/)— система для решения задач любой фирмы; не позволяет детализировать проекты, что, условно говоря, делает ее подходящей для «продажников» (людей, ориентированных на продажи) и неподходящей — для «разработчиков» (тех, кто нацелен на разработку сложного проекта).

Trac (http://trac.edgewall.org/) —бесплатная и открытая система, веб-ориентирована (то есть для нее подойдет любая операционная система, и для нее не нужно покупать никаких лицензий). Довольно проста в использовании.

Rational ClearQuest (http://cmcons.com/tech_rational/ibm_rational_clearquest/) — довольно сложная в обращении система. Множество раз перепроверяет лицензии, и к тому же имеет чересчур сложный интерфейс для простой постановки задач, добавления комментариев и отметок о выполнении (на которые только и способна система). Также требует невероятного количества гигабайт на жестком диске для установки.

Что касается нас, мы полагаем наилучшим вариантом систему Atlassian Jira (http://www.atlassian.com/software/jira/).

Таким образом, наш выбор в пользу Jira вполне объясним. Эта система веб-ориентирована и универсальна. С ее помощью каждую текущую или долгосрочную задачу можно обсуждать, ставить на нее сроки. К тому же этой системой пользуется BMW, Adobe, Boeing, Yahoo и другие знаменитые корпорации. Что говорит само за себя.
***
Когда каждая стадия разработки проекта визуализирована — регулировать работу над ним проще и быстрее. Когда вся информация о проектах собрана в одном месте — это исключает внезапную потерю необходимых сведений. Можно доверить визуализацию воображению, а работу с информацией — только своему уму.

Однако более результативной показывает себя работа с проверенными инструментами, созданными специально для визуализации работы и регулирования проектов. Именно такими являются системы канбан и Jira. Они не являются панацеей от всех корпоративных проблем. Они просто выполняют то, для чего были созданы: способствуют эффективному управлению в компаниях, которые стремятся к успеху.

Как выстроить работу удаленных сотрудников — и зачем это вообще делать

По прогнозам исследования J’son & Partners Consulting, к 2020 году на удаленную работу перейдет около 20% россиян. В США эта цифра будет вдвое больше. Почему стоит опережать тренды, как создавать команды удаленных работников и как их контролировать, рассказывает руководитель PR-проектов в Skyeng Мария Янчаускайте.

Есть мнение, что качественная работа предполагает присутствие сотрудника в офисе, а дистанционно трудятся только те, кто не смог устроиться в «нормальную» компанию. На самом деле при грамотной организации работы совсем не обязательно сгонять весь штат в один оупенспейс.

Перевод работников «на удаленку» уже давно не является прерогативой маленьких творческих стартапов, а современные технологии позволяют выполнять из дома практически любую работу.

Например, в онлайн-школе английского Skyeng сейчас работает более 1000 человек. И почти все они — менеджеры, разработчики, аналитики, дизайнеры, маркетологи — трудятся удаленно. В офис ходит не более 200 сотрудников, в основном — руководителей высшего звена. 90% штата почти никогда не появляются в офисе и даже не приезжают в Москву. Это не помешало Skyeng стать крупнейшей языковой онлайн-школой в Восточной Европе.

Здесь нет никакой случайности: выбор такой организации рабочих процессов был продиктован соображениями эффективности и выгоды.

Почему это выгодно компании?

Экономия. Средняя зарплата маркетолога в Москве составляет приблизительно 70 тысяч рублей, хотя хорошие специалисты с опытом могут получать и 100 тысяч, и больше. А во многих региональных центрах работник такого же уровня получает на 30-50% меньше. Это позволяет предлагать отличным сотрудникам из отдаленных городов конкурентноспособную зарплату, которая все равно будет ниже московской.

И еще раз экономия. Удаленному работнику не нужны квадратные метры в вашем дорогостоящем офисе на Таганке, у него есть свой стол и компьютер в Карелии или Боливии. Он сам платит за электричество и интернет, не участвует в ресторанных корпоративах и тимбилдинговых мероприятиях.

Большой выбор. В Москве живет около 12 млн человек. Сколько из них подходит вашей компании? А сколько из тех, что подошли, захочет ездить к вам в офис? Но нужные вам работники живут не только в Москве. Во всем мире сейчас около 200 млн человек, говорящих по-русски. Если вы не ограничены одним городом, ваши шансы найти идеального маркетолога или сммщика в 16 раз больше.

Эффективность. Это может звучать странно, но удаленные работники лояльнее. Найти привлекательную должность для удаленной работы в России пока непросто. Поэтому каждая интересная позиция с для амбициозных людей на вес золота. К тому же работа в таком режиме дает уникальные возможности для организации личной жизни. Она позволяет путешествовать, не дожидаясь отпуска, или вообще жить в другой стране на постоянной основе, менять города и квартиры, не задумываясь о близости нового жилья к офису, работать по собственному графику, экономить массу средств на проезде.

Насколько хороши удаленные работники?

Если сотрудник настолько профессионален и успешен, почему он до сих пор не в Москве? Мир стремительно меняется, но некоторые руководители все равно склонны смотреть на специалистов из регионов как на неликвид рынка труда. Однако сейчас, когда возможностей для удаленной работы становится все больше, столицы теряют свою привлекательность.

Многие люди предпочитают жить в менее дорогих регионах и при этом получать московскую зарплату. Некоторые не хотят уезжать из своего города по семейным причинам, кто-то хочет растить детей в коттедже у речки, а не в съемной квартире у МКАДа.

Отдельная категория — путешественники, которые просто любят перемещаться по миру в свое удовольствие, и экспаты, которые прекрасно чувствуют себя в Каталонии или на Бали и не планируют возвращаться в Россию.

Опыт удаленной работы — это своеобразный знак качества для таких сотрудников.

Если человек смог несколько лет проработать на удаленке и его корабль не затонул, значит, он способен трудиться без постоянного присмотра начальника, умеет планировать свое время, отличается ответственностью и ориентирован на результат.

Как их контролировать?

Привычка к микроменеджменту очень сильна, но от нее нужно избавляться. По большому счету, неважно, отработал ли человек свои честные 8 часов или закончил на час раньше, пришел на работу в 9:00 или 9:30, болтал с друзьями в Facebook или нет. Важен результат.

Тотальный контроль над каждой минутой демотивирует. Сильных сотрудников оскорбит недоверие. Слабые решат, что достаточно четко следовать расписанию, и руководитель будет доволен.

Оценить эффективность на расстоянии даже проще. Начальник офисных сотрудников иногда даже не задумывается, приносят ли они реальную пользу компании. Достаточно того, что работники все время на виду. Мысль оценить персональную эффективность каждого даже не приходит в голову. Работает ли Иванов? Конечно, работает — вот же он сидит, отправляет письма и говорит по телефону, зачем специально контролировать его показатели.

Удаленных работников видно прежде всего по результатам их деятельности. Мониторить их сейчас очень просто.

У каждого члена команды должна быть понятная и прозрачная система целей в конкретных цифрах, а также планы, дашборды и отчеты, которые помогают контролировать каждый этап работы.

И руководитель всегда видит, как идут дела, заметить проблемы и оценить динамику. При этом не имеет никакого значения, как именно человек распоряжается своим временем. Он может трудиться час в день, сидеть в коворкинге или дома в пижаме, трудиться в перерывах между перелетами.

Таким образом сотрудники, которые не показывают нужных результатов, вычисляются очень быстро, и руководство может вовремя принять решение расстаться с ними.

Как организовать коммуникации внутри команды?

Сейчас наладить связь с удалёнными сотрудниками очень просто. И дело даже не в огромном количестве сервисов для коммуникаций и распределения задач. Даже в традиционных компаниях, где все дружно сидят в одном офисе, люди в основном общаются не у кулера и не в переговорках, а в мессенджерах.

Для организации рабочих процессов существует определенный набор инструментов.

Задачи ставятся и контролируются в сервисах вроде Trello и Jira, Google docs позволяет совместно работать над документами, встречи и переговоры проходят в Slack, Skype или Hangouts, а для документации и инструкций существуют Confluence и Notion.

Все процессы и результаты работы доступны онлайн, ими могут воспользоваться и офисные сотрудники, и удаленщики.

Если воспринимать удаленных работников, как важную часть команды, и вкладываться в развитие культуры дистанционной работы, никаких сложностей с интеграцией таких сотрудников в жизнь компании не будет. От этого выиграют все, и в первую очередь сама компания — вы сможете нанимать не тех, кто живет неподалеку, а действительно лучших.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector